Comment créer sa signature de mail pro ?

Dans le monde professionnel, l'email reste le champion toutes catégories en matière de communication. Saviez-vous qu'en moyenne, les Français envoient près de 30 emails par jour ? Ce n’est pas rien ! 

Alors pour vous démarquer dans ce flot de messages et retenir l’attention de vos interlocuteurs, avoir une signature de mail impactante est essentielle et peut faire toute la différence dans votre communication professionnelle. 

Une signature de mail soignée donne une image professionnelle, renforce votre identité de marque et peut même susciter l'intérêt de vos interlocuteurs. Dans cet article, MBway Lyon vous guide étape par étape pour créer une signature de mail impactante qui vous démarquera dans votre réseau professionnel. 

Pourquoi est-il important de soigner sa signature du mail ? 

La signature de mail est bien plus qu'une simple formalité. Elle revêt une importance capitale dans le monde professionnel. 

L'email reste le moyen de communication le plus utilisé et privilégié pour les interactions professionnelles. Chaque message que vous envoyez représente une opportunité de laisser une impression durable. Imaginez que votre signature mail est comme la poignée de main virtuelle à la fin d'une réunion. C'est la dernière impression que vos destinataires auront de vous, alors autant la rendre mémorable et positive. 

Trop souvent sous-estimée, la signature mail offre pourtant un espace précieux pour promouvoir votre entreprise et vos services. En la soignant, vous vous démarquez de la concurrence et saisissez une chance supplémentaire de développer votre activité. En quelques mots, c’est une opportunité de business trop peu exploitée. Vous pouvez utiliser votre signature pour inciter votre destinataire à passer à l’action en intégrant des appels à l'action clairs et pertinents, comme la suggestion de lire un article récent, de télécharger un document utile ou de consulter votre site pour en savoir plus sur vos services. 

Enfin, la signature de mail est un excellent moyen d’affirmer votre crédibilité. Vous pouvez vous en servir pour prouver votre expertise en incluant des certifications, des diplômes ou des citations qui renforcent votre légitimité dans votre domaine d'activité. 

En somme, la signature email ne se limite pas à décliner votre identité. Elle constitue un outil puissant pour renforcer votre image de marque, stimuler l'engagement de vos destinataires et ouvrir de nouvelles opportunités commerciales. Prenez le temps de la soigner, elle pourrait bien faire toute la différence dans vos échanges professionnels. 

Comment créer une signature de mail professionnelle impactante ? 

Maintenant que nous avons compris l'importance de soigner sa signature de mail, passons à l'étape suivante : comment créer une signature de mail professionnelle impactante et surtout qui se démarque de vos concurrents ? Suivez le guide de notre école de commerce et de management pour concevoir une signature email qui fera mouche à chaque envoi. 

Etape 1 : choisissez les informations essentielles 

La première étape pour créer une signature de mail efficace est de sélectionner les informations que vous souhaitez inclure. Optez pour les éléments qui vous identifient clairement et qui facilitent la prise de contact. 

Nous vous recommandons de limiter votre signature à 3 ou 4 lignes de texte. Voici les éléments essentiels à inclure pour une signature mail optimale : 

• Votre prénom et votre nom complet 
• Votre fonction ou titre professionnel 
• Le nom de votre entreprise ou de votre institution, avec le logo et un lien vers le site web de l’entreprise 
• Vos coordonnées professionnelles (numéro de téléphone et/ou adresse mail) 

(L'insertion d'une photo est facultative mais recommandée). 

Une fois ces éléments inclus, vous disposez encore d'une ou deux lignes pour personnaliser davantage votre contenu. Voici quelques suggestions : 

• Intégrez vos réseaux sociaux sous forme de logos pour optimiser l'espace. Privilégiez les réseaux professionnels (comme LinkedIn) et ceux sur lesquels vous êtes actifs. Inutile de mettre un lien vers votre Twitter si vous n’avez rien posté depuis 2012 et que vous ouvrez l’application une fois par mois. 
• Ajoutez un "Call to action" (CTA) qui redirige vers votre dernier article, votre plateforme de prise de rendez-vous, ou toute autre action pertinente pour vous et que vous souhaitez que votre audience réalise. 
• Mettez-en avant des certifications ou réalisations pertinentes, telles qu'une certification SEO, un prix ou une reconnaissance. Cela renforcera votre statut d'expert et votre crédibilité professionnelle. 

Une signature mail concise est la clé d'un impact maximal. Les signatures trop longues risquent souvent de passer inaperçues. Votre signature email doit rester courte et claire pour qu’en un coup d’œil votre interlocuteur retienne qui vous êtes et ce que vous pouvez lui apporter. 

Etape 2 : soignez le design de votre signature

Une fois les informations sélectionnées, passez à la conception visuelle de votre signature de mail. 

Optez pour un design sobre et professionnel qui reflète votre image de marque. Évitez les couleurs vives ou les polices de caractères fantaisistes qui pourraient détourner l'attention de votre message. Privilégiez plutôt des couleurs neutres et des polices lisibles. 

Pour renforcer votre identité visuelle, intégrez votre logo d'entreprise ou une image professionnelle à votre signature de mail. Cela permettra à vos correspondants de vous identifier rapidement et de mémoriser votre marque. Si vous optez pour une photo, assurez-vous simplement que l'image que vous choisissez est de haute qualité et qu'elle est professionnelle (photo récente, cadrage portrait, tenue professionnelle, fond neutre, sourire naturel, etc.).

Faites attention tout de même à la lisibilité de votre signature. Étant donné que chaque destinataire peut utiliser une messagerie électronique différente, il est essentiel de veiller à ce que votre contenu soit accessible à tous, même si les images ne sont pas toujours affichées de la même manière. Pensez donc à intégrer le texte sous format texte plutôt que de miser uniquement sur les images. 

Le format HTML est à privilégier, car il assure un affichage optimal sur toutes les boîtes mail et offre une grande flexibilité. Même si vous n'êtes pas familier avec le langage HTML, ne vous inquiétez pas : de nombreux outils comme Boost My Mail ou Letsignit sont disponibles pour vous aider à créer facilement et efficacement votre signature mail en format HTML. 

Étape 3 : testez, ajustez et harmonisez avec vos collègues

Une fois votre signature de mail créée, n'hésitez pas à la tester sur différents appareils pour vous assurer qu'elle s'affiche correctement. En effet, une signature de mail qui s’affiche mal sur tablette ou sur mobile peut vous décrédibiliser complètement et s’avérer problématique. 

Vous pouvez également demander l'avis de collègues ou de contacts professionnels pour obtenir des retours d'expérience. En fonction des retours reçus, n'hésitez pas à apporter des ajustements pour optimiser l'impact de votre signature de mail. 

Enfin, il est essentiel de noter qu'une diversité de signatures au sein de l'équipe peut nuire à votre crédibilité. Ainsi, il est impératif que les signatures mail professionnelles respectent la charte graphique de l'entreprise et adoptent une approche corporate. L'harmonisation et la cohérence des signatures de tous les collaborateurs sont donc essentielles. 

Cependant, l'harmonisation ne signifie pas uniformité totale. Chaque service ou membre de l'équipe peut personnaliser son appel à l'action (CTA) et/ou les éléments spécifiques en fin de ligne selon ses besoins. Par exemple : 

• Le service commercial peut inclure un CTA pour planifier un rendez-vous ou accéder au dernier livre blanc publié 
• Le service marketing peut partager un lien vers son dernier contenu créatif (article, infographie, etc.) 
• Le service des ressources humaines peut fournir un lien vers sa plateforme de recrutement. 

En résumé, une signature de mail professionnelle bien conçue est un outil essentiel pour communiquer efficacement dans le monde professionnel. C'est pourquoi prêter une attention particulière à cet aspect souvent négligé de la communication professionnelle permet de retenir l’attention de vos interlocuteurs et de vous démarquer de vos concurrents. 

Il est important de soigner à la fois le fond et la forme pour avoir une signature d’email percutante et efficace. Il est toutefois conseillé de ne pas essayer d'appliquer toutes les bonnes pratiques en même temps, mais plutôt de choisir celles qui correspondent le mieux à vos besoins spécifiques.