Comment améliorer la communication interne en entreprise ?

Peu importe votre domaine d'activité ou le type d'organisation auquel vous appartenez, la communication interne est primordiale au sein d’une entreprise. Surtout à l'ère du télétravail, il est essentiel de garantir que tous les membres d’une équipe soient bien informés et disposent des outils nécessaires pour contribuer pleinement à la vie et à la réussite de votre entreprise. 

Alors, prêts à révolutionner votre communication interne et créer des liens solides entre vos collaborateurs ? 

Pourquoi est-il important d’améliorer sa stratégie de communication interne ? 

Pendant longtemps, la communication interne a été perçue comme un processus à sens unique, où les informations circulaient du management vers les collaborateurs, ce qu'on appelle la communication descendante. 

Cependant, les temps ont évolué, et la communication descendante n'est plus adaptée. Entre les réseaux sociaux, les nouvelles habitudes et les besoins en constante évolution, un nouveau modèle de communication a émergé. Il se caractérise par des flux bidirectionnels et utilise divers canaux de communication. En résumé, les entreprises doivent ajuster leur approche pour mieux communiquer avec leurs collaborateurs. 

Une entreprise ne peut tout simplement pas fonctionner sur le long terme sans une communication percutante. Une stratégie de communication interne efficace doit toucher toutes les équipes, tous les services et tous les collaborateurs. Son importance est d'autant plus cruciale au sein d'une organisation, car elle remplit trois fonctions essentielles : 

Informer 

Tout simplement, vous devez partager les informations importantes avec votre équipe, vous assurer qu'ils sont au fait des derniers développements organisationnels ou opérationnels de l'entreprise. 

La communication organisationnelle vise à tenir vos collaborateurs informés des actualités de l'entreprise, des projets en cours, des annonces de dernière minute, des événements majeurs, des nouvelles réglementations ou des performances commerciales. 

Quant à la communication opérationnelle, elle se concentre davantage sur des sujets spécifiques tels que les actualités locales, les meilleures pratiques, les réglementations liées aux produits, etc. 

Dans les deux cas, il est crucial de ne laisser personne de côté, en particulier les collaborateurs sur le terrain. Cependant, beaucoup d'entre eux n'ont ni adresse e-mail professionnelle ni accès à un ordinateur de bureau au quotidien. Il est donc important de se demander comment communiquer pour que tous les collaborateurs aient l’information. Vous pouvez par exemple communiquer via une conversation WhatsApp, car pour le coup, même ceux qui sont sur le terrain en ont toujours un téléphone portable à portée de main. Faites attention à utiliser les bons moyens de communications en fonction des habitudes de vos équipes. 

Engager

Ce n'est pas simplement une question d'être informé. Les collaborateurs veulent être écoutés, avoir l'opportunité d'exprimer leurs opinions, de donner leur avis, et de partager leurs points de vue. En fait, c'est plus qu'une envie, c'est un besoin, et cela profite autant à l'entreprise qu'à eux. Une communication à double sens, où l'échange est encouragé, implique davantage les collaborateurs, renforce l'esprit d'équipe et stimule la motivation. Cela rend la communication beaucoup plus efficace. 

Pour renforcer cet engagement, une organisation peut mettre en avant les succès et récompenser les collaborateurs, que ce soit pour avoir atteint un objectif ou réalisé quelque chose d'exceptionnel ce mois-ci, par exemple. Intégrer cette culture de la reconnaissance dans une stratégie de communication interne réussie contribue à créer un environnement de travail positif. Et en plus, c'est une façon chaleureuse de célébrer les réussites ensemble. 

Améliorer

Des équipes bien informées et pleinement investies sont un atout majeur pour une organisation. Cela se traduit par une meilleure efficacité et une productivité accrue. Selon une étude de Gallup, les entreprises avec des collaborateurs engagés affichent des résultats supérieurs de 147 % par rapport à celles qui ne le sont pas. 

De plus, une enquête de Kenexa a démontré que les entreprises engagées génèrent un rendement cinq fois plus élevé pour les actionnaires sur une période de 5 ans. Le taux de rotation du personnel est également impacté, avec une réduction de 65 %. 

Il est clair que les performances de l'entreprise s'améliorent parallèlement aux progrès réalisés dans la structure de communication. C'est une excellente nouvelle pour tous ! 

Se tourner vers une stratégie de communication collaborative

L'engagement des collaborateurs ne se résume pas à l'envoi d'un simple email de temps en temps. Il dépend de la capacité de l'entreprise à devenir une partie intégrante de l’écosystème connecté de ses employés. C'est pourquoi il est temps de revoir votre approche de la communication interne et d'adopter une approche plus moderne : la communication collaborative. 

La communication collaborative est un concept plus vaste qui va au-delà des limites traditionnelles des murs de l'entreprise. Elle représente toutes les façons dont l'entreprise peut dialoguer avec ses collaborateurs, et vice-versa. Elle englobe de nouvelles méthodes visant à stimuler l'engagement, la compréhension et la participation pour que les salariés eux-mêmes partagent des news, créent du contenu et soient acteurs de la communication interne. 

Ce qui rend la communication collaborative vraiment puissante, c'est qu'elle donne aux salariés la possibilité de devenir informés, engagés et influents au sein de leur propre écosystème en ligne. Ils peuvent lire, assimiler et interagir avec les informations diffusées sur divers canaux de l'entreprise, tels que les réseaux sociaux, les fils d'actualités et les intranets. En tant qu'influenceurs et ambassadeurs de la marque, ils peuvent ensuite partager cette connaissance dans leur cercle. Cela leur permet aussi d’être mieux informés sur l’entreprise, leur secteur d'activité et même sur le marché dans son ensemble. 

Les bonnes pratiques pour améliorer votre stratégie de communication interne 

Prenez en considération tous les profils et choisissez les bons outils

Tenez compte de toutes les parties prenantes, du début de la planification de la stratégie de communication jusqu'à la mise en œuvre. Les profils au sein d'une entreprise sont tellement diversifiés, chacun ayant des métiers, des missions et des habitudes de travail uniques. 

Pour qu'une stratégie de communication interne soit vraiment efficace, il est essentiel de prendre en compte tous ces aspects. Pour gérer vos différentes audiences, supports, formats de contenus et canaux de communication, nous vous conseillons d’adopter un outil de communication interne qui inclut un intranet d’entreprise, une application intranet mobile, un outil de messagerie instantanée et un outil de collaboration. Vous pourrez ainsi automatiser et planifier l’envoi de newsletter ou de publication, faire des enquêtes ou des quiz ciblés, avoir des statistiques, engager tous les collaborateurs en les incitant à créer du contenu, liker, commenter, etc. 

Apprendre à bien connaître les habitudes de tous les employés vous permettra aussi de savoir s’il est nécessaire de multiplier les canaux de communication pour que tout le monde ait les informations. Vous pouvez par exemple de partager les news avec des affiches dans la salle de pause ou à un endroit stratégique de l’entreprise pour les personnes n’ayant pas d'adresse e-mail professionnelle ou qui n'occupent pas un poste fixe, ou encore personnalisé les actualités en fonction du métier des collaborateurs. 

Cette approche permet également d'amplifier la voix de tous les salariés et de créer un environnement inclusif et immersif. Personne ne devrait se sentir « déconnecté » de la communication de l’entreprise, car tout le monde a son rôle à jouer. 

Impliquez les managers

Une stratégie de communication interne concerne tous les niveaux hiérarchiques, mais il est particulièrement crucial que les managers et les membres de la direction jouent un rôle de leader. Bien entendu, il revient aux managers de fournir toutes les informations nécessaires, mais ils devraient également avoir la liberté et les moyens financiers pour informer et engager leurs propres collaborateurs de la manière qu'ils estiment la plus adaptée. 

Après tout, qui mieux que les managers connaissent les motivations des salariés avec lesquels ils travaillent au quotidien ? C'est une façon assurée de créer une communication interne qui résonne vraiment avec l'équipe ! 

Déterminer le bon mix de contenus

Pour maintenir vos collaborateurs informés et engagés, il est essentiel de leur proposer une variété de contenus riches et pertinents. Que ce soient des articles de blog ou de journal, une veille concurrentielle, des actualités sectorielles ou même des images de la vie quotidienne de votre entreprise, l'idée est de les tenir au courant avec un flux continu de messages captivants et utiles. 

Vous souhaitez savoir quel est le bon mix ? Gardez en tête la règle de trois des contenus pour mettre en place une stratégie de communication interne engageante : 

• 1/3 d’informations sur l’entreprise : exposer ce qu’ils se passent dans votre entreprise (arrivés de nouveaux collaborateurs, nouveaux produits ou services, changement de locaux, acquisition d’une nouvelle activité, etc.) 
• 1/3 de nouvelles du secteur d’activité : informations sur l’évolution du marché, le changement des lois qui encadrent le secteur, les nouveautés métiers, les concurrents, etc. 
• 1/3 d’actualité sur la vie courante : montrer la dimension « humaine » de votre entreprise en communiquant sur des choses plus personnelles et du contenu qui peut être directement généré par vos collaborateurs 

Suivez les tendances de communication

Pour communiquer sur vos produits ou vos services, vous vous tenez au courant des dernières nouveautés pour cibler efficacement vos prospects et clients ? Il est donc logique de faire de même pour votre communication interne : adoptez l’intelligence artificielle, pensez à hyper-personnaliser vos messages, humanisez votre communication grâce aux vidéos courtes, déployez une communication « mobile first », etc.

Restez en veille sur le secteur et faites des tendances votre meilleur allié. Ces approches sont les clés de l'engagement des collaborateurs à notre époque, où quelques minutes sur notre mobile pendant une pause ou un trajet peuvent faire toute la différence pour rester connecté aux dernières nouvelles. 

N’oubliez pas d’ajouter une touche de fun

La communication interne n'est pas obligée d'être toujours sérieuse. Nous apprécions tous être divertis par des contenus stimulants. En fait, on peut même dire que nous adorons tous jouer. Alors, pensez à intégrer des défis ou des éléments ludiques qui s'alignent avec la culture de l'entreprise. 

N'oubliez pas d'inclure des événements, des idées intéressantes, des célébrations de réussites et des moments de détente dans votre plan de communication interne. Cela ne fera que le rendre plus efficace et plus engageant. 

Mesurez la performance de vos actions

Il n’y a pas de secret, pour améliorer sa stratégie il faut déjà savoir d’où on part et déterminer ce qui marche et ce qui ne marche pas. Dans cette optique, il est essentiel d’analyser les retours chiffrés de votre stratégie de communication internet et de rentrer dans une logique d’amélioration continue. Ce qui marche pour certains ne convient pas forcément à tout le monde. En gros, en suivant vos données, vous économiserez du temps et de l'énergie qui pourraient être gaspillés sur des actions qui ne donnent pas les résultats escomptés. 

De nos jours, les employés jonglent avec de nombreuses préoccupations, et dans un monde où le temps d'attention est limité, la communication de l'entreprise doit vraiment se démarquer. Heureusement, avec une stratégie de communication collaborative intelligente et les bons outils en ligne, c'est tout à fait possible.