Quelle est la durée idéale pour une réunion ?

Si vous consultez votre agenda de la semaine, nous pouvons parier que vous avez au minimum une réunion de prévue. Que ce soit en salle de réunion traditionnelle ou à travers une plateforme de visioconférence, en moyenne, un professionnel participe à une dizaine de réunions par semaine, représentant approximativement huit heures dans une semaine de travail, d'après une étude menée par Barco et Circle Research. 

Existe-t-il une durée moyenne idéale pour une réunion ? Combien de temps pouvons-nous rester concentrés et efficaces ? Comment éviter que vos points ne s’éternisent ? MBway Lyon répond à toutes vos questions pour vous aider à organiser des réunions optimisées. 

Moins de deux heures de réunion par jour : le secret d'une productivité préservée

D'après les résultats d'une enquête menée par Slack, il apparaît que consacrer plus de deux heures par jour à des réunions, que ce soit en présentiel ou en distanciel, représente un point de saturation critique pour la concentration des salariés. Les managers, en particulier, sont touchés de plein fouet par la "réunionnite aiguë" : plus de la moitié d'entre eux estiment être submergés par le nombre de réunions, une préoccupation partagée par seulement un quart des employés. 

Ces réunions qui s'éternisent semblent agir comme un frein à la productivité de nombreux salariés. En passant des heures en réunion, ils se retrouvent souvent dans l'incapacité de compléter leurs tâches quotidiennes, les obligeant parfois à faire des heures supplémentaires pour rattraper le temps perdu, empiétant ainsi sur leurs moments de pause bien mérités. 

De manière paradoxale, malgré le temps investi, ces réunions ne semblent pas renforcer la cohésion d'équipe. Un cinquième des salariés ressent le manque de temps nécessaire pour communiquer avec leurs collègues. 

De 20 à 30 minutes : la durée de réunion optimale

En fonction des enjeux et des sujets d’une réunion, le temps accordé à cette dernière peut évidemment être variable. Cependant, plusieurs études convergent vers une recommandation : maintenir une durée stable, idéalement autour de 30 minutes. C'est dans cet intervalle que notre cerveau serait le plus enclin à rester pleinement concentré. 

Pour être plus précis, l'étude approfondie de Barco et Circle Research propose une durée idéale de 21 minutes (oui, ils sont très précis !), tandis qu'une analyse antérieure d'Atlassian avance une moyenne de 37,5 minutes. La vérité semble résider quelque part entre ces deux extrêmes. 

Curieusement, malgré ces recommandations, la réalité des réunions en France tend à dépasser souvent ces limites. Selon une enquête de Wisembly, nous consacrons fréquemment plus d'une heure à discuter d'un sujet avec nos collègues. Cela peut entraîner des problèmes d'attention, car notre cerveau aurait tendance à décrocher au bout de 52 minutes de réunion, comme l'indique cette même étude. 

Vous l'aurez compris, en fonction des sujets abordés, trouver le juste équilibre dans la durée de vos réunions (entre 20 minutes et 1h maximum) est la clé pour maintenir une concentration optimale. 

Comment rendre vos réunions efficaces et rapides ?

Naviguer entre la nécessité de couvrir tous les sujets et donner la parole à chacun peut parfois rendre difficile le respect d'une durée de réunion limitée à trente minutes. Cependant, la maîtrise de la réalisation de réunions courtes est une compétence qui s'acquiert ! Tout commence par la planification d'une durée réduite et le strict respect des horaires de début et de fin. La ponctualité est la clé d'une réunion courte réussie. Pour maximiser l'efficacité, plongez directement dans le cœur du sujet. L'objectif ultime : une réunion de 30 minutes maximum ! Allez, on vous met au défi. 

Si vous êtes l'organisateur, pensez à présenter brièvement l'ordre du jour, voire à l'envoyer la veille aux participants pour qu'ils aient le temps de s'y préparer. Restez clair et concis dans votre exposé, en laissant de la place pour quelques questions dans les dernières minutes. Enfin, recentrez la discussion sur l'objectif principal de la réunion. Souvent, ce sont les sujets secondaires ou les questions détaillées qui prolongent la durée des réunions. Si un autre sujet surgit ou s'il y a des incompréhensions sur un logiciel ou un point d'organisation, envisagez de fixer une nouvelle réunion spécifique. 

Pour éviter trop de dérives et de sujets secondaires, arrêter d’inviter toute l’entreprise à vos réunions. En effet, rassembler un grand nombre de participants dans l'espoir d'améliorer la transmission du message, d'accroître la portée de l'information ou d'optimiser les échanges, produit juste l’effet inverse. Les responsables interrogés par Cadreo ont bien saisi cette réalité : 91 % d'entre eux préfèrent ne pas inviter plus de six personnes à une réunion, reconnaissant à juste titre que la convocation d'un grand nombre de collaborateurs nuit à la productivité. 

Dernier point important : pour être certain de faire avancer le sujet concerné par la réunion, et pouvoir dire que ce temps d’échange a été correctement utilisé, votre réunion doit toujours aboutir à une prise de décision claire et consensuelle, permettant d'avancer de manière proactive sur les objectifs fixés. 

Les points clés d’une réunion optimisée

Pour récapituler, si vous souhaitez que votre réunion soit efficace, gardez toujours à l’esprit ces points clés : 

•  30 minutes à 1 heure de réunion 
• Un seul ordre du jour préparé et communiqué à l’avance
• Convier uniquement les personnes essentielles 
• Respecter le temps dédié à chaque sujet (si besoin, désigner un « gardien du temps ») 

• Conclure efficacement en définissant les prochaines étapes et en attribuant des missions à chaque participant (au final, qui doit faire quoi et pour quand ?)